10 Tipps für Ihre professionelle Mitarbeiterbefragung
Eine Mitarbeiterbefragung in einer Organisation ist ein anspruchsvoller Prozess. Man kann damit vieles bewirken – aber leider auch einiges falsch machen. Unsere 10 Tipps sind keine Kurzanleitung nach dem Kochbuch-Motto „Man nehme …“ – und dann gelingt alles auch dem ungeübten Koch. Dennoch können sie Sie Ihrem Ziel einer professionellen MAB ein Stück näher bringen, denn sie sagen Ihnen, was Sie bei der Planung und Umsetzung unbedingt beachten – und was Sie vermeiden sollten.
1. Entscheiden Sie, was Sie selbst kompetent umsetzen können und wofür Sie externe Unterstützung benötigen.
In der Regel werden Sie für den fachlichen, methodischen und den technischen Part der Mitarbeiterbefragung externe Unterstützung brauchen. Auch die Ergebnisinterpretation, die Vermittlung persönlicher Ergebnisse an die Führungskräfte und die Begleitung von Veränderungsprozessen liegt besser in externen Händen, da sich intern immer die Frage der Akzeptanz und Vertraulichkeit stellt. Führungskräfte tun sich leichter damit, ihre Befragungsergebnisse und die sich daraus ergebenden Folgerungen mit einem externen Berater zu besprechen als beispielsweise mit ihrer eigenen Führungskraft. Die Erfahrung zeigt auch hier: „Ein Prophet gilt nirgends weniger als in seinem Vaterland und in seinem Hause.“ (Mt. 13/57)
Über den Autor
Gerhard Bruns ist Diplom-Psychologe und Gründer des Münchner geva-instituts für Personal- und Organisationsdiagnostik.
Er war nach dem Studium der Psychologie, Sozialwissenschaften und Germanistik am Max-Planck-Institut im Bereich der Evaluationsforschung tätig.
Als geschäftsführender Gesellschafter des geva-instituts ist er zuständig für die strategische Entwicklung sowie für die Entwicklung der Produkte und Dienstleistungen des geva-instituts.
Als geschäftsführender Gesellschafter des geva-instituts ist er zuständig für die strategische Entwicklung sowie für die Entwicklung der Produkte und Dienstleistungen des geva-instituts.
2. Keine Mitarbeiterbefragung ohne ausreichende personelle Ressourcen.
Denken Sie dabei nicht nur an die Befragung selbst, sondern auch an alle Kommunikations- und Umsetzungsprozesse. Ein Schmalspurprojekt führt in der Regel zu Frustration bei allen Beteiligten. Dann ist es besser, ganz darauf zu verzichten. Bei Mitarbeiterbefragungen gilt: richtig oder gar nicht.
3. Stellen Sie ein schlagkräftiges und motiviertes Projektteam zusammen,
das den ganzen Prozess plant, begleitet und auch verantwortet. Es gibt klare Arbeitsaufträge für alle Beteiligten.
4. Stellen Sie den Umsetzungsprozess sicher.
Dieser sollte sich jedoch nicht nur auf die Vermittlung der Befragungsergebnisse beschränken, sondern tatsächlich Verbesserungsprojekte auslösen.
5. Konzentrieren Sie sich bei den Umsetzungsprojekten auf wenige zentrale Themen.
Vielleicht zentral ein bis zwei Themen, dezentral maximal zwei bis drei Themen, je nach Umsetzungsaufwand. Nimmt man sich mehr vor, besteht die große Gefahr, abbrechen zu müssen und letztlich gar nichts zu erreichen.
6. Richten Sie klare Arbeitsaufträge an Ihre Führungskräfte.
Dazu zählt, die Befragungsdurchführung zu unterstützen (Beteiligung), die Ergebnisse an die eigenen Mitarbeiter zu kommunizieren, die Implikationen aus den Ergebnissen für sich persönlich zu analysieren und daraus Verbesserungsmaßnahmen für den eigenen Zuständigkeitsbereich abzuleiten. Dieser Prozess muss von der Leitung bis zur untersten Führungsebene gezielt durchgesteuert werden. Jeder muss wissen, was von ihm erwartet wird – und dass auf die Ergebnisse und auf die Umsetzung geschaut wird.
7. Führung ist der Schlüssel zu fast allen Themen.
Daher versuchen Sie, eine möglichst große Auswertungstiefe zu erreichen und das Thema „Führung“ im Fragebogen entsprechend zu repräsentieren. Aber bedenken Sie: Nicht jeder verträgt die Wahrheit. Widerstände gegen eine Auswertung auf der Ebene von Führungskräften werden da sein. Wenn eine vernünftige Auswertungstiefe aber nicht erreicht wird, sind Erkenntnis- und Nutzwert der Mitarbeiterbefragung stark eingeschränkt.
8. Kommunizieren Sie Erfolge
Wenn die Mitarbeiterbefragung ein Teil der strategischen Personalarbeit und Organisationsentwicklung in Ihrem Unternehmen werden soll, ist es wichtig, Fortschritte, die sich aus einer Befragung ergeben haben, zu benennen. Nur dann halten Sie den Spannungsbogen auch bis zur nächsten Befragung aufrecht und Mitarbeiter wie Führungskräfte werden das Instrument Mitarbeiterbefragung schätzen lernen.
9. Keine Schönwetterbefragungen
Es gibt nie den „richtigen“ Zeitpunkt für eine Befragung. Es geht schließlich auch nicht um gute Noten oder darum, sich danach auf die Schulter klopfen zu können. Es geht um Fortschritt und Verbesserungen. Mitarbeiterbefragungen, deren alleiniges Ziel es ist, auf dem einfachsten Weg ein Siegel für den „besten Arbeitgeber“ zu erlangen, bringen wenig Erkenntnisgewinn und genießen auch wenig Glaubwürdigkeit im Kreise der Mitarbeiter und Führungskräfte. Auch das Ziel, höchstens 10 bis 20 Fragen in einer Mitarbeiterbefragung zu stellen, zeugt weniger von Sachkunde als von mangelnder Reflexionsfähigkeit der Veranstalter.
10. Führen Sie Mitarbeiterbefragungen regelmäßig durch – oder lassen Sie es.
Punktuelle Aktionen ohne strategische Einbindung in die Personalarbeit führen zu nichts. Ein guter Zeitabstand zwischen zwei Mitarbeiterbefragungen ist 2 bis 3 Jahre.