Tools zur Mitarbeiterbefragung
Je größer das Unternehmen, das die Mitarbeiterbefragung durchführt, desto anspruchsvoller ist die Steuerung des Projekts. Das geva-institut hat Instrumente entwickelt, mit denen auch sehr große und komplex organisierte Unternehmen eine Befragung sicher und effizient ans Ziel bringen können – einschließlich des entscheidenden Follow-up-Prozesses. Aufgrund webbasierter Lösungen sind unsere Mitarbeiterbefragungs-Tools an nahezu jede Anforderung anpassbar, auf jede Unternehmensgröße skalierbar und auch international einsetzbar.
geva-Cockpit
Mit dem geva-Cockpit steht Ihnen – und zum Teil auch Ihren Führungskräften – ein internetbasiertes Online-Projektsteuerungssystem mit folgenden fünf Funktionen zur Verfügung: Organisationsstruktur-Builder, Response-Monitor, Download-System für Ergebnisberichte, Action-Planner sowie Ergebnis-Vergleichstool.
Der Organisationsstruktur-Builder unterstützt den oft komplexen und schwierigen Prozess der Erfassung und Abbildung der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Dazu gehört auch das Upload aller Daten, die für die Strukturierung und Distribution der Mitarbeiterbefragung erforderlich sind.
Der regelmäßigen Kontrolle der Beteiligung innerhalb aller Berichtseinheiten dient der Response-Monitor. Bei Online-Befragungen erfolgen die Aktualisierungen in Echtzeit, bei Print-Befragungen direkt nach der Datenerfassung der Fragebogen.
Über das Download-System für Ergebnisberichte werden Reports und Auswertungen digital bereitgestellt. Je nach Berechtigung laden sich Führungskräfte ihre Ergebnisberichte und weitere Dokumente einfach und schnell herunter. Über klar definierte Zugriffsrechte bekommt jede Führungskraft ausschließlich diejenigen Berichte, die sie bekommen darf.
Beim Action-Planner handelt es sich um ein spezifisches System zur Planung, Strukturierung, Dokumentation und Steuerung von Maßnahmen im Follow-up der Mitarbeiterbefragung.
Mit dem Ergebnis-Vergleichstool können ausgewählte und bereits aufbereitete Ergebnisse aus Focus-Reports in veränderten Konstellationen miteinander verglichen werden. Zum Beispiel lassen sich einzelne Fragen oder aggregierte Variablen der Mitarbeiterbefragung über ausgewählte Organisationseinheiten oder Gruppen vergleichend darstellen. Die Kontraste lassen sich exportieren und zum Beispiel in Präsentationen verwenden. Es werden nur bereits ausgewertete und in Focus-Reports enthaltene Ergebnisdaten in das Ergebnis-Vergleichstool eingespielt, so dass alle vereinbarten Datenschutzregeln eingehalten werden.
Das geva-Cockpit richtet sich an die Projektleitung der Mitarbeiterbefragung, an HRler unterschiedlicher Standorte sowie an Führungskräfte, für die Ergebnisberichte erstellt werden. Ja nach Projektanforderungen werden spezifische Funktionalitäten freigeschaltet. Der Organisationsstruktur-Builder und der Response-Monitor kommen nur zu Beginn des Projekts zum Einsatz. Der Action-Planner startet erst, wenn die Befragungsergebnisse vorliegen und wird ein bis zwei Jahre lang genutzt. Das Ergebnis-Vergleichstool richtet sich an die Projektleitung, die damit zusätzliche Ergebniskombinationen mit entsprechenden Darstellungen schnell und unkompliziert erstellen kann.
geva-Action-Planner
Die größte Herausforderung einer Mitarbeiterbefragung liegt nicht in der Befragung selbst, sondern im konsequenten Umgang mit den Ergebnissen. Oft wird übersehen, dass erst nach der Befragung die eigentliche Arbeit beginnt. Die Resultate müssen bewertet werden, Folgerungen im Sinne von „Was können wir besser machen?“ sind abzuleiten und nachhaltig umzusetzen. Während unmittelbar nach der Veröffentlichung der Ergebnisse eine hohe Aufmerksamkeit auf diesem Prozess liegt, steht er nach einiger Zeit in starker Konkurrenz zu vielen anderen wichtigen Themen im Unternehmen. Damit der Follow-up-Prozess nach der Mitarbeiterbefragung nicht ins Stocken gerät oder gar im Sande verläuft, werden insbesondere in größeren Unternehmen unterstützende Tools wie der geva-Action-Planner eingesetzt. Er hilft bei der Planung, Strukturierung, Dokumentation und Steuerung von Maßnahmen im Nachgang zur Mitarbeiterbefragung.
Der Action-Planner des geva-instituts ist ein internetbasiertes Instrument. Er wird inhaltlich auf die Spezifika der Mitarbeiterbefragung Ihres Unternehmens hin konfiguriert. Alle Themen der Befragung, sämtliche Ergebnislagen sowie die Organisationsstruktur werden in das System übernommen.
In der ersten Phase des Follow-up-Prozesses ist es wichtig, zu sehen, ob in allen Einheiten die Ergebnisse an die Mitarbeitenden kommuniziert worden sind und ein Ergebnisdialog gestartet hat. Deshalb kann im geva-Action-Planner der Status des generellen Umsetzungsprozesses festgehalten werden. Alle Meilensteine des unternehmensspezifischen Follow-up-Prozesses werden dazu in den Action-Planner übernommen, inklusive der festgelegten Deadlines. Das ermöglicht den Projektverantwortlichen eine schnelle Übersicht, ob und wer mit der Ergebniskommunikation und -diskussion in Verzug ist.
Nach der Ergebniskommunikation und -diskussion startet die eigentliche Maßnahmenerarbeitung. Im geva-Action-Planner kann jede Führungskraft auf die eigene Ergebnislage zurückgreifen und auf dieser Basis Maßnahmen anlegen oder beschreiben, Meilensteine planen und Fortschritte dokumentieren. Über das Teilen von Best-Practice-Maßnahmen erhalten die Führungskräfte zusätzlich Input und Ideen für die Erarbeitung eigener Maßnahmen.
Übergeordnete Führungskräfte haben die Möglichkeit, den Stand der Maßnahmen in ihrem gesamten Verantwortungsbereich einzusehen. Hierbei steht vor allem die qualitative Betrachtung der abgeleiteten Maßnahmen im Vordergrund: Passen die erarbeiteten Maßnahmen zur Ergebnislage der Einheit sowie zu den strategischen Zielen? Und wie lässt sich die Realisierung der Maßnahmen im Führungsalltag sicherstellen? Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren können darüber hinaus quantitative Auswertungsfunktionen und Statistiken nutzen, um das gesamte System im Blick zu behalten. Bis zum regelmäßigen Statusbericht in Richtung Unternehmensleitung ist es dann nur noch ein kleiner Schritt.
Service und Kontakt
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Gerhard Bruns
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