Durchführung einer Mitarbeiterbefragung

Wer soll teilnehmen, wer nicht?

Eine der wichtigsten Fragen bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ist die der Auswahl der Teilnehmenden: Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen befragt werden, welche nicht? Marktforscher würden sagen, dass eine repräsentative Stichprobe ausreichend ist. Bei Mitarbeiterbefragungen handelt es sich aber um eine sehr spezielle Befragungssituation und man lädt in der Regel alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zur Befragung ein.

Mitarbeiterbefragungen finden in einer geschlossenen Gruppe statt, nämlich unter den Mitarbeitenden eines Unternehmens. Jeder weiß, dass aktuell eine Mitarbeiterbefragung im Unternehmen stattfindet. Man spricht darüber. Das Thema Glaubwürdigkeit spielt bei innerbetrieblichen Befragungen eine sehr große Rolle. Daher sollte der Prozess der Befragung für jeden nachvollziehbar und transparent sein.

Stichprobenerhebungen werfen bei Mitarbeiterbefragungen viele Fragen unter den Beschäftigten auf und sparen deutlich weniger Budget, als man glaubt.

Den größten Informationsgewinn liefert eine Vollbefragung. Und sie hat auch motivationale Vorteile. Mit ihr erreicht man alle Mitarbeitenden. Zudem lassen sich die Ergebnisse spezifisch auch für kleinere Organisationseinheiten aufbereiten.

Vollbefragung

Vollbefragungen machen die Mitarbeiterbefragung zur gemeinsamen Aktion: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden befragt, gehört und damit in den Prozess miteinbezogen. Die Mitarbeiterbefragung ist damit ein wichtiges Instrument der Partizipation. Die Vollbefragung ist aus diesem Grund immer einer Stichprobenbefragung vorzuziehen.

Stichprobenbefragung

Eine Stichprobenbefragung birgt Risiken. Die Tatsache, dass Kollege A befragt wird, Kollegin B aber nicht, kann zu Misstrauen und einer ablehnenden Haltung gegenüber allem führen, was mit der Mitarbeiterbefragung zu tun hat. Häufig vermuten die Mitarbeitenden in der Auswahl der Befragten auch einen besonderen Hintergrund. Das schafft Unruhe, erschwert die Kommunikation und die anschließende Arbeit mit den Ergebnissen der Befragung. Ein weiteres Argument gegen eine Stichprobenbefragung liegt in der mangelnden Differenzierungsmöglichkeit der Ergebnisse. In kleinen Organisationseinheiten werden über eine Stichprobenziehung nur sehr wenige (oder gar keine) Personen eingeladen. Da von dieser Gruppe der Eingeladenen auch nicht alle Personen teilnehmen werden, können in der Regel keine Auswertungen für mittlere und kleinere Organisationseinheiten (Abteilungen, Teams) erstellt werden. Damit ist es nicht mehr möglich, Führungskräften eine Rückmeldung über die Ergebnisse in ihrem Zuständigkeitsbereich zu geben, und es fehlt die Grundlage für nachfolgende Verbesserungsprozesse. Dennoch gibt es Ausnahmefälle, in denen eine Stichprobenbefragung sinnvoll sein kann, etwa für eher allgemeine Stimmungsbildabfragen auf der obersten Auswertungsebene (Gesamtunternehmen, Standorte, Länder). Für handlungsorientierte Mitarbeiterbefragungen hingegen ist die Stichprobenmethode eher nicht geeignet. Auch für Kurzbefragungen im Zeitraum zwischen zwei Vollerhebungen kann eine Stichprobenbefragung angebracht sein, wenn man zum Beispiel überprüfen möchte, ob sich wichtige Umsetzungs- oder Performance-Indikatoren verändern.

Mitarbeitende ausschließen

Bestimmte Mitarbeitergruppen von der Befragung auszuschließen, kann in einigen Fällen sinnvoll sein. Zum Beispiel, wenn dem oder der Mitarbeitenden bereits gekündigt wurde oder er oder sie seit sehr langer Zeit nicht arbeitsfähig ist und damit nicht am Betriebsgeschehen teilnimmt. Ähnliches kann für Mitarbeitende in Mutterschutz oder Elternzeit gelten wie auch für jene, die gerade neu im Unternehmen sind oder die Abteilung beziehungsweise den Standort gewechselt haben. Auch die Teilnahme von Praktikantinnen und Praktikanten, kurzfristig Beschäftigten und weiteren Gruppen mit Sonderstatus wird häufig ausgeschlossen.

Online, Print oder Hybrid?

Eine weitere zentrale Frage bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen ist die Wahl der Befragungsmethode. Je nach Unternehmen empfiehlt sich eine Online-, Print- oder Hybridbefragung. Das geva-institut ist einer der wenigen Anbieter in Deutschland, der alle Befragungsmethoden gleichermaßen professionell umsetzt. Denn wir verfügen über das erforderliche Know-how im Projektmanagement sowie die Infrastruktur für komplexe Distributionswege und die unterschiedliche Erfassung der Daten.

Online-Befragung

Die Online-Mitarbeiterbefragung ist die zeit- und kostensparendste Variante. Voraussetzung ist allerdings, dass alle Mitarbeitenden über einen Internetzugang verfügen. Der Fragebogen wird in einem Befragungssystem umgesetzt, das über PC oder mobile Endgeräte für alle Mitarbeitenden schnell und unkompliziert zu nutzen ist. Der Zugang zum Online-Fragebogen wird in der Regel durch einen Zugangscode gesichert, um Mehrfachteilnahmen auszuschließen. Der Zugangscode wird automatisch generiert und für gewöhnlich an die betrieblichen E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden versendet oder, falls dies nicht möglich ist, per Brief zugestellt. Ist der Online-Fragebogen fertig ausgefüllt, werden die Daten verschlüsselt an das geva-institut übermittelt und dort direkt in die Datenauswertung übernommen. Das stellt einen großen Zeitgewinn gegenüber schriftlichen Befragungen dar, da der zeitintensive Fragebogenrücklauf, das Scannen oder die manuelle Datenerfassung entfallen.

Schriftliche Befragung

Eine schriftliche Mitarbeiterbefragung bietet sich für Betriebe an, deren Mitarbeitende in der Regel keinen betrieblichen E-Mail- und Internetzugang haben. Durchgeführt wird die Befragung entweder in einem „Wahllokal“ (zum Beispiel der Betriebskantine), direkt am Arbeitsplatz oder auf postalischem Wege. Bei der Befragung im Wahllokal füllen die Mitarbeitenden den Fragebogen vor Ort aus und werfen ihn anschließend in eine verschlossene Urne. Bei einer Befragung am Arbeitsplatz werden die Fragebogen durch die direkte Führungskraft oder durch Vertreterinnen und Vertreter des Betriebsrats oder des HR-Bereichs an die Mitarbeitenden verteilt. Bei der postalischen Mitarbeiterbefragung werden die Befragungsunterlagen nach entsprechender Ankündigung an die Heimatadresse zugestellt. Die Mitarbeitenden füllen den Fragebogen dann zu Hause aus.

Hybridbefragung

Unternehmen, in denen nicht alle Mitarbeitenden einen Internetzugang haben, entscheiden sich bei der Durchführung der Mitarbeiterbefragung für eine Hybridlösung. Das bedeutet, Mitarbeitende mit betrieblicher E-Mail-Adresse und Internetzugang nehmen an der Online-Befragung teil, alle anderen Mitarbeitenden erhalten einen Papierfragebogen. Ziel der Kombilösung ist, allen Mitarbeitergruppen die Durchführungsvariante anzubieten, die am besten zu ihnen passt. Online- und Print-Fragebogen sind bei einer Hybridbefragung identisch, lediglich das Medium unterscheidet sich.

Teilnehmer-Support und Rücklauf-Monitoring

Während der Mitarbeiterbefragung ist es unerlässlich, für die Teilnehmenden erreichbar zu sein, um Rückfragen schnell und kompetent zu beantworten. Gleichzeitig sollten die Teilnehmerrückläufe im Auge behalten werden, um gegebenenfalls unterstützend eingreifen zu können. Dazu sollte ein professioneller Teilnehmenden-Support eingerichtet werden. Wir helfen Ihnen dabei und stehen Ihnen mit unserem Support-Team zur Seite.

Persönlicher Support

Erfahrungsgemäß kommt es in den ersten Tagen der Befragung zu den meisten Rückfragen. Hauptansprechpersonen sind in der Regel die Projektleitung und die Person, welche die externe Projektpartnerschaft innehat, sie richtet für den Support eine Telefon- und/oder E-Mail-Hotline ein. Idealerweise wurden im Vorfeld zusätzliche Ansprechpersonen benannt, die den Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Diese „Projektbotschafter“ sollten gut auf die Fragen vorbereitet werden, zum Beispiel mithilfe von Schulungen, FAQ-Listen und Informationspräsentationen. Darüber hinaus können sich auch weitere Multiplikatoren an dem Support beteiligen, etwa die Führungskräfte.

Support über Intranet

Häufig gestellte Fragen können auch im Intranet veröffentlicht und beantwortet werden – und stehen damit allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Dies unterstreicht nicht nur die Transparenz der Befragung, es entlastet auch die telefonische Hotline. Gerade bei großen Unternehmen mit entsprechenden Anzahlen an Teilnehmenden kann das eine sinnvolle Maßnahme sein.

Wie entwickelt sich die Beteiligung?

Während der Befragung sollte regelmäßig die Beteiligung überprüft werden, damit bei Bedarf weitere kommunikative Maßnahmen ergriffen werden können, um eine hohe Teilnahmequote zu erreichen. Bei reinen Online-Befragungen sind die Beteiligungsquoten immer aktuell verfügbar. Etwas anders ist die Situation bei Print- und Hybridbefragungen. Je nach gewählter Fragebogenrücklaufmethode erreichen die ausgefüllten Fragebogen erst mit deutlicher Verzögerung ihr Ziel, was das Rücklauf-Monitoring erheblich beeinflusst. Mit mindestens zwei Tagen „Rückstand“ im Vergleich zur parallel verlaufenden Online-Befragung sollte gerechnet werden. Wenn die Zählungen jedoch an allen Standorten gleichzeitig vorgenommen und zentral zurückgemeldet werden, können auch bei Hybrid- oder Print-Befragungen belastbare Aussagen zur aktuellen Beteiligung getroffen werden.