Mitarbeiterbefragung: Datenschutz und Mitbestimmung

Die Teilnahme ist immer freiwillig

Eine bei der Vorbereitung immer wieder aufkommende Frage ist, ob man die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung zur Pflicht erklären soll. Sie kann kurz und knapp beantwortet werden: Eine verpflichtende Teilnahme ist nicht zulässig. Als Arbeitgeber haben Sie zwar ein Fragerecht nach Informationen, um Ihre Rechte und Pflichten zu wahren. Dies bezieht sich jedoch auf Einzelgespräche, nicht auf pauschale Mitarbeiterbefragungen. Deswegen basiert die Befragung grundsätzlich auf der freiwilligen Teilnahme beziehungsweise freiwilligen Einwilligung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin in die Datenerhebung. Und auch hierbei müssen Sie Wichtiges berücksichtigen:

Aufklärung vorgeschrieben

Sie müssen die Mitarbeitenden umfassend aufklären. Die Freiwilligkeit der Teilnahme muss ihnen genauso zugesichert werden wie die Tatsache, dass ihnen durch eine Nichtteilnahme keinerlei Nachteile entstehen. Zweck, Gegenstand und Ablauf der Befragung müssen ihnen ebenso klar sein wie die durchführende Stelle, der Ablauf der Auswertung und die Speicherdauer der Daten. Sollen Mitarbeitende personenbezogene Angaben machen (was bei einer anonymen Mitarbeiterbefragung nicht vorkommt), wäre ihre schriftliche Einwilligung erforderlich.

Vertraulichkeit gewährleistet

Selbst bei umfangreicher Aufklärung bleibt eine emotionale Hürde bestehen: Mitarbeitende könnten dennoch Repressalien für den Fall einer Nichtteilnahme befürchten – und somit unter einem gefühlten Zwang stehen. Dies ist keineswegs zu begrüßen und wird auch von Betriebsräten kritisch verfolgt.

Die Lösung liegt in der Einschaltung eines externen Dienstleisters (wie dem geva-institut) zur Durchführung der Befragung. Im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung kann dieser sicherstellen, dass der Arbeitgeber erst gar nicht erfährt, welche Mitarbeitende an der Befragung teilnehmen und welche nicht. Diese vertrauensbildende Maßnahme kann wiederum die generelle Annahme und Unterstützung der Mitarbeiterbefragung durch die Belegschaft und ihre Vertreterinnen und Vertreter fördern. Darüber hinaus verbleiben die erhobenen Daten beim externen Institut und werden nicht an das Unternehmen übergeben. Würde dies geschehen und würden die Daten im Unternehmen ausgewertet werden, könnten Datenschutz und Vertraulichkeit nicht garantiert werden.

Anonymität sicherstellen

Bei der Mitarbeiterbefragung die Anonymität der Teilnehmerinnen und Teilnehmer und den Schutz ihrer Daten sicherzustellen, gehört zu den elementaren Aufgaben. Zum einen ist es datenschutzrechtlich vorgegeben. Zum anderen kann nur so das Vertrauen aller Beteiligten in das Projekt und damit letztlich sein Erfolg sichergestellt werden.

Keine Rückschlüsse auf Teilnehmende

Der bloße Verzicht auf Name und Personalnummer schafft noch keine ausreichende Anonymität. Auch über weitere Angaben darf kein Personenbezug herstellbar sein. Deshalb sollten bestimmte Antworten (etwa zu Alter, Geschlecht oder Betriebszugehörigkeit) verallgemeinert werden oder besser ganz wegfallen. Des Weiteren darf auch über andere Wege (zum Beispiel IP-Adressen, Differenzmengen bei nachgeschalteten Gruppen- oder Abteilungsauswertungen etc.) keinerlei Rückschluss auf bestimmte Teilnehmende möglich sein. Beim geva-institut als Durchführungspartner können Sie sich darauf verlassen, dass all diese Vorgaben lückenlos erfüllt werden.

Vorteil externer Dienstleister

Beim Thema Datenschutz und Anonymität wird hin und wieder infrage gestellt, ob ein externer Befragungspartner diese gewährleisten kann. Die Antwort lautet: sogar besser als jede interne Stelle. Denn die personenbezogenen Daten bleiben beim Dienstleister, innerhalb des Unternehmens kann keiner darauf zugreifen.
Der Arbeitgeber bekommt lediglich Zugang zu den anonymisierten Ergebnissen. Und auch jede weitere Art der Rückverfolgung (etwa über die Kenntnis von Handschriften bei Freitextangaben in Print-Fragebogen) wird so ausgeschlossen. Im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung gelten für den externen Dienstleister besonders hohe Anforderungen an den Datenschutz. Das Münchner Rechenzentrum des geva-instituts erfüllt sie, zertifiziert nach ISO 27001.

Klare Haltung zum Datenschutz

Der häufige Wunsch, die Rohdaten intern auszuwerten, ist kontraproduktiv für das Vertraulichkeitsversprechen gegenüber Mitarbeitenden und Führungskräften. Das geva-institut hat hier eine klare Haltung: Datenschutz und Sicherung der Anonymität haben erste Priorität und lassen keine Ausnahmen zu. Wir übermitteln nur Resultate und Reports, aus denen keinerlei Rückschlüsse auf einzelne Befragungsteilnehmende möglich sind.

Der Betriebsrat darf und soll mitreden

Da das geva-institut bei der Mitarbeiterbefragung grundsätzlich die vollkommene Anonymität der Mitarbeitenden gewährleistet, sind Sie rein rechtlich zwar nicht verpflichtet, die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen. Dennoch besteht eine Informationspflicht und ist es ist ratsam, die Mitarbeiterbefragung immer unter aktiver Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung durchzuführen. Eine frühe und umfassende Integration des Betriebsrats in das Projekt ist sogar erfolgsfördernd, denn nur so gewinnen Sie ihn als wichtigen Fürsprecher und Unterstützer. Das geva-institut hat langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Arbeitnehmervertretern, kennt ihre Fragen und Belange. Wir beraten Sie dazu gern.

Informationsrecht

Der Betriebsrat kann jederzeit Auskunft über die Auswertungsergebnisse verlangen. Dies gilt auch bei einer nicht mitbestimmungspflichtigen, anonymen Befragung, wenn die Wahrscheinlichkeit besteht, dass diese Ergebnisse Bezug zu Aufgaben des Betriebsrats haben. Auch hier empfehlen wir einen proaktiven Umgang mit den Arbeitnehmervertretern, getreu dem Motto: Lieber einmal zu viel informieren als einmal zu wenig.

Mitbestimmung bei Personalfragebogen

Binden Sie den Betriebsrat außerdem bei der Fragebogenentwicklung aktiv mit ein, auch wenn Sie das bei einer anonymen Befragung rein rechtlich nicht müssten. Am Ende des Gesamtprojekts soll ja eine signifikante Verbesserung der Arbeitsbedingungen stehen. Daran konstruktiv mitzuwirken, liegt im Interesse jeder guten Arbeitnehmendenvertretung. Wenn Sie dies fördern, wird der Rückhalt für das gesamte Projekt umso breiter und stabiler.