Mitarbeiterbefragung: Kommunikation im Vorfeld

Vertrauen bilden ist alles

Sobald die Entscheidung für eine Mitarbeiterbefragung im Unternehmen gefallen ist, sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informiert werden – auch wenn der Zeitpunkt der Projektdurchführung noch in einer gewissen Ferne liegt. Die Einbindung der Arbeitnehmervertretung ist ratsam. Eine frühzeitige Information wird als Zeichen von Transparenz und Offenheit wahrgenommen. Wichtigste Botschaft vor dem Start der Befragung ist die Garantie ihrer anonymen und datenschutzgerechten Durchführung. Je glaubhafter diese vermittelt wird, desto höher wird die Beteiligungsquote und die Zahl ehrlicher Antworten sein.

Was sagt man wem?

Nach der Ankündigung einer Mitarbeiterbefragung rücken auf allen Ebenen des Unternehmens verschiedene Fragen in den Mittelpunkt. Mitarbeitende fragen sich zum Beispiel: Welche Absichten verfolgt das Unternehmen mit der Befragung? Führungskräfte wollen wissen: Muss ich eine negative Beurteilung durch meine Mitarbeitenden befürchten? Der Betriebsrat wiederum sorgt sich um den informationellen Schutz der Mitarbeitenden: Wie wird man im Unternehmen mit offenen und gegebenenfalls kritischen Meinungen umgehen? Man muss Fragen und Sorgen aus jeder Richtung ernst nehmen und die Mitarbeiterbefragung für alle Gruppen gut erklären. Das geva-institut empfiehlt, vor allem die Ziele der Befragung bei den einzelnen Gruppen genau zu erläutern. Am Ende geht es ja um Verbesserungsmaßnahmen, die nicht zuletzt der Mitarbeiterzufriedenheit zugutekommen.

Wann sagt man was?

Nach unserer Erfahrung ist es am besten, nicht alle Informationen auf einmal „loszuwerden“, sondern über den Verlauf des Projekts unterschiedliche Schwerpunkte zu setzen. Denn in den einzelnen Phasen der Befragung werden unterschiedliche Themen relevant. Vor der Befragung geht es vor allem um die Ziele der Befragung, die Vertraulichkeit beim Umgang mit den Antworten sowie um die vielleicht wichtigste Frage: Was passiert mit den Ergebnissen?  Kurz vor und während der Befragung interessieren vor allem technische Details der Durchführung: Wo kann ich meinen Fragebogen abgeben? Wie kann ich online teilnehmen? Bis wann muss ich den Fragebogen ausgefüllt haben? Nach der Befragung steht zunächst die Kommunikation der Ergebnisse im Vordergrund. Anschließend erfolgt die Arbeit mit den Ergebnissen. Die Art und Weise, wie diese Arbeit erfolgen und dokumentiert werden soll, muss zu Beginn der Follow-up-Phase allen Beteiligten erläutert werden.

Kommunikation professionell aufsetzen

Bei der Erarbeitung eines Kommunikationsplans werden zunächst die verschiedenen Zielgruppen der Kommunikation definiert. Auf der Steuerungsebene sind das in der Regel die Unternehmensleitung, das Steering Committee, Projektpaten und -botschafter sowie der Betriebsrat. Auf der Teilnehmendenebene sind es die zu befragenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im zweiten Schritt werden für jede Zielgruppe die relevanten Inhalte erarbeitet. Darauf aufbauend werden geeignete Kommunikationsmittel und -wege für die verschiedenen Zielgruppen festgelegt und geeignete Zeitpunkte für die Kommunikation der Inhalte definiert.

Es resultiert eine Kommunikationsmatrix, in der genau festgehalten wird, welche Zielgruppe wann, worüber und mit welchen Kommunikationsmitteln bzw. in welchen Medien informiert wird.

Projektpaten und -botschafter

Projektpaten und -botschafter sind wichtige Multiplikatoren, um die Mitarbeiterbefragung erfolgreich im Unternehmen zu verankern. Projektpatin oder Projektpate ist häufig ein Mitglied des Vorstands, der Geschäftsleitung oder des Steering Committees. Stellvertretend für die Unternehmensleitung sind Projektpaten/Projektpatinnen verantwortlich für die Vermittlung der Ziele der Mitarbeiterbefragung.

Gleichzeitig bilden sie die Schnittstelle zwischen Projektteam und Unternehmensleitung. Immer wenn sich die Gelegenheit bietet (zum Beispiel bei Führungskräfte-Meetings, Klausurtagungen, Mitarbeiterversammlungen), sollte der Projektpate/die Projektpatin über die Mitarbeiterbefragung informieren und damit den Stellenwert der Befragung für die Unternehmensleitung verdeutlichen. Projektbotschafter sind vor allem in dezentralen Organisationen mit vielen Standorten empfehlenswert, um der Mitarbeiterbefragung auch vor Ort ein Gesicht zu geben und eine persönliche Kommunikation zu ermöglichen.

Geeignete Kommunikationsmittel

Zur Vertrauensbildung trägt auch die Breite der Kommunikation bei. Die Expertinnen und Experten des geva-instituts empfehlen, alle Kommunikationsmittel und -wege zu nutzen, die im Unternehmen zur Verfügung stehen: Intranet, Mitarbeiter-Newsletter, Mitarbeiterzeitung, Aushang am Schwarzen Brett. Gleichzeitig sollte die Wirkung der persönlichen Kommunikation nicht unterschätzt werden – etwa bei Mitarbeiterversammlungen, Betriebsratssitzungen und Führungskräftetreffen. Nirgendwo kann man gezielter auf offene Fragen eingehen, Bedenken ausräumen und wichtige Meinungsbildner gewinnen.

Intranet

Vor, während und nach der Befragung ist das Intranet ein wichtiges Informationsmedium. Hier können zum Beispiel auf einer speziell eingerichteten Seite wichtige Inhalte zur Mitarbeiterbefragung dauerhaft zur Verfügung gestellt werden. Während der Befragung kann über das Intranet zur Teilnahme an der Befragung aufgerufen werden. Auch die aktuelle Entwicklung der Beteiligung lässt sich hier sehr gut abbilden.

E-Mails, Briefe, Rundschreiben

E-Mails, Briefe und Rundschreiben eignen sich vor allem, um kurzfristig und aktuell auf die Befragung aufmerksam zu machen. So wird etwa der Start der Befragung in aller Regel per E-Mail (Online-Befragung) oder Anschreiben mit Fragebogen (Print-Befragung) kommuniziert. Diese Kommunikationsmittel werden auch eingesetzt, um während der Befragung zur Teilnahme zu motivieren, an die Befragung zu erinnern oder gegebenenfalls über eine Verlängerung der Befragung zu informieren, damit sich die Rücklaufquote erhöht.

Plakate, Broschüren, Flyer

Speziell angefertigte Printmedien wie Plakate, Broschüren und Flyer erhöhen die Bereitschaft zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung.Hierzu zählen auch Aushänge am Schwarzen Brett, in der Betriebskantine sowie Artikel in der Mitarbeiterzeitung. Die Kommunikationsmittel sollten ansprechend und informativ gestaltet sein und sich einer klaren und freundlichen Sprache bedienen. Für Broschüren und Flyer ist zudem empfehlenswert, dass die Unternehmensleitung selbst zur bevorstehenden Mitarbeiterbefragung Stellung nimmt.

Bildmotiv und Slogan

In vielen Unternehmen wird die Mitarbeiterbefragung unter ein Motto gestellt. Im besten Fall signalisiert es den Mitarbeitenden echtes Interesse an ihren offenen und ehrlichen Antworten. Der Slogan und ein dazu passendes Bildmotiv (Key Visual) sollten für alle Kommunikationsmittel, Präsentationen sowie Ergebnisse der Befragung einheitlich verwendet werden, damit ein Wiedererkennungseffekt eintritt.