Mitarbeiterbefragung mit dem geva-institut

Die Inhalte Ihrer Mitarbeiterbefragung konzipieren wir gemeinsam mit Ihnen anhand Ihrer Anforderungen und Ziele. Aktuelle firmenspezifische Fragestellungen lassen sich in die Erhebung genauso integrieren wie Inhalte aus Ihren bisherigen Mitarbeiterbefragungen. Die Basis dafür bildet unser einzigartiges Befragungsmodell, über das wir die wesentlichen Treiberfaktoren für die Mitarbeitermotivation im ganzen Unternehmen, aber auch in allen Organisationseinheiten Ihres Unternehmens ermitteln. Auf dieser Grundlage können wir wirksame zentrale und dezentrale Verbesserungsmaßnahmen herausarbeiten und zielgerichtet angehen.

Mitarbeiterbefragungen sind nur dann ein nachhaltiges Führungsinstrument, wenn sie etwas bewegen. Aus diesem Grund sind überdurchschnittlich viele inhabergeführte Unternehmen Kunden des geva-instituts. Denn für inhabergeführte Unternehmen steht immer der praktische Nutzen im Vordergrund.

Motivationsfaktoren

Zu den Motivationsfaktoren zählen Fragen zur Mitarbeiterbindung (Identifikation, Loyalität), zum Engagement (Einsatzbereitschaft, Gestaltungswille), zur Arbeitsenergie und zur Gesamtbewertung der eigenen Arbeitssituation.

Einflussfaktoren

Hinsichtlich der Arbeitsbedingungen werden Fragen zu den Prozessen und der Leistungsfähigkeit des Unternehmens gestellt (Organisation, Qualitätsbewusstsein, Umgang mit Ideen, Beschäftigungssicherheit u. a.), es werden die Tätigkeit und der Arbeitsplatz beleuchtet (Perspektiven, Weiterbildung, Arbeitsbelastung u. a.) sowie die Führung und Zusammenarbeit hinterfragt (Kommunikation, Wertschätzung und Anerkennung, Rückmeldung u. a.).

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Das A und O einer erfolgreichen Mitarbeiterbefragung ist eine durchdachte Projektplanung. Hierbei gilt: Planen Sie rechtzeitig und mit genügend Vorlauf – erst recht, wenn Sie die Befragung zum ersten Mal aufsetzen. Hau-Ruck-Aktionen scheitern oft. Zu einer guten Planung gehört auch, die Ziele der Befragung klar zu formulieren und Verantwortlichkeiten frühzeitig festzulegen.

Professioneller Projektplan

Das geva-institut als Anbieter für eine Mitarbeiterbefragung begleitet Sie ganz nach Ihren individuellen Anforderungen bei allen Schritten Ihres Befragungsprojekts – von der Planung über die Durchführung und Auswertung bis zur Umsetzung der Follow-up-Maßnahmen.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Die Projektleitung einer Mitarbeiterbefragung gehört nicht in Praktikantenhand. Bedenken Sie, dass der Projektleiter oder die Projektleiterin ernst genommen werden muss: von Führungskräften, Betriebsräten wie auch von der Belegschaft. Wir empfehlen, erfahrene und gut vernetzte Mitarbeitende mit dieser Aufgabe zu betrauen, unterstützt durch ein schlagkräftiges operatives Team. Das Entscheidungs- und Steuerungsgremium für Ihre Mitarbeiterbefragung sollte hochkarätig besetzt sein und einen direkten Zugang zur Unternehmensleitung haben. Das erleichtert die Abstimmungs- und Freigabeprozesse mit Stakeholdern und die Einbindung internationaler HR-Verantwortlicher in konkrete Projektaufgaben.

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Eine Mitarbeiterbefragung wirft in der Belegschaft Fragen auf: Wofür wird sie durchgeführt? Was passiert mit meinen Antworten? Muss ich Nachteile befürchten? Umso wichtiger ist eine frühzeitige, umfassende und vertrauensbildende Mitarbeiterkommunikation. Sie ist der Garant für eine hohe Beteiligung und ehrliche Antworten.

Vertrauen bilden ist alles

Sobald die Entscheidung für eine Mitarbeiterbefragung im Unternehmen gefallen ist, sollten die Mitarbeitenden informiert werden – auch wenn der Zeitpunkt der Projektdurchführung noch in einer gewissen Ferne liegt. Eine frühzeitige Information wird als Zeichen von Transparenz und Offenheit wahrgenommen. Die Einbindung der Arbeitnehmervertretung ist ratsam. Wichtigste Botschaft vor dem Start der Befragung ist die Garantie ihrer anonymen und datenschutzgerechten Durchführung. Je glaubhafter diese vermittelt wird, desto höher wird die Beteiligungsquote und die Zahl ehrlicher Antworten sein.

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Mitarbeiterbefragungen werden zu einer besonderen Herausforderung, wenn sie über mehrere Standorte, Einzelgesellschaften oder sogar international durchgeführt werden sollen. Das geva-institut verfügt hier über eine langjährige Expertise und einzigartige Instrumente.

Die Kunst, alles unter einen Hut zu bringen

Mitarbeiterbefragungen, die mehrere Standorte und Einzelgesellschaften umfassen, benötigen eine längere Projektplanungsphase. Es müssen Ansprechpartner an den verschiedenen Standorten mit in die Planung eingebunden werden und die Abstimmungsprozesse im Vorfeld der Mitarbeiterbefragung sind aufwändiger.

Dies gilt besonders dann, wenn die Befragung mehrere Länder, Sprachen und Kulturräume umfasst. Hierbei sollte bedacht werden, dass unterschiedliche kulturelle Hintergründe Einfluss auf die Befragungsergebnisse nehmen können. Mit der richtigen Planung und den professionellen Instrumenten des geva-instituts wird dies alles von Anfang an berücksichtigt. Das geva-institut verfügt zudem über eine umfangreiche Expertise bei der Fragebogenentwicklung in vielen verschiedenen Sprachen.

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Nicht weniger wichtig als die inhaltliche Entwicklung des Befragungsinstruments (also des Fragebogens) sind operative Fragen zur Durchführung der Mitarbeiterbefragung. Vor allem die Wahl der Teilnehmenden (Voll- oder Stichproben-Befragung) und der richtigen Befragungsmethode (Online, Print oder Hybrid) stehen dabei im Vordergrund. Aber auch der Teilnehmenden-Support und das Rücklauf-Monitoring während der Befragung müssen definiert und organisiert werden.

Online, Print oder Hybrid?

Je nach Unternehmen empfiehlt sich eine Online-, Print- oder Hybridbefragung. Das geva-institut ist einer der wenigen Anbieter für Mitarbeiterbefragungen in Deutschland, der alle Befragungsmethoden gleichermaßen professionell umsetzt. Denn wir verfügen über das erforderliche Know-how im Projektmanagement sowie die Infrastruktur für komplexe Distributionswege und die unterschiedliche Erfassung der Daten.

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Die professionelle Auswertung einer Mitarbeiterbefragung geht weit über das Addieren von Punkten hinaus: Experten auf dem Gebiet der Mitarbeiterbefragung betreiben eine tiefgreifende Analyse der Daten. Die Kunst besteht darin, Zusammenhänge und Implikationen zu erkennen und Ergebnisse anhand geeigneter Kriterien zu bewerten. Dabei stehen die Erkenntnisziele der Mitarbeiterbefragung und ein hypothesengeleitetes Vorgehen im Vordergrund.

Die Motivationsanalyse

Im ersten Abschnitt der Befragungsauswertung analysieren wir – noch losgelöst von möglichen Ursachen – die tatsächliche Motivationslage im Unternehmen. Engagement und Bindung sind  dabei zwei wesentliche Indikatoren, über die man erkennen kann, wie viele Mitarbeitende im Unternehmen nicht nur fest verankert sind, sondern sich auch gleichzeitig engagiert einbringen.

Analyse der Arbeitssituation

Im zweiten Schritt der Befragungsauswertung geht es um die Ursachen oder Einflussfaktoren der Motivation: Wie erleben die Menschen im Unternehmen ihre Arbeitsumgebung? Welches sind die Treiberfaktoren für Begeisterung einerseits und für Enttäuschung andererseits? Welche Faktoren sind für emotionale Reaktionen der Mitarbeitenden verantwortlich? Aus organisationspsychologischer Sicht ist nicht allein die Frage entscheidend, wie viele Mitarbeitende ihre Firma für einen attraktiven oder unattraktiven Arbeitgeber halten, sondern vielmehr, warum das so ist.

Zielgruppengerechte Ergebnisberichte

Ein Bericht für alle: Die Expertinnen und Experten vom geva-institut halten wenig davon. Zu unterschiedlich sind die Informationsbedürfnisse der verschiedenen Beteiligten. Das betrifft nicht allein die Tiefe der Ergebniskommunikation, sondern auch die Schwerpunkte. Eine Führungskraft, die mit den Ergebnissen konkrete Veränderungsprozesse einleiten muss, braucht andere Informationen als das Top-Management, das sich eher ein „Big Picture“ wünscht. Deshalb erarbeiten wir zielgruppengerechte Präsentationen und Berichtsformen, die genau auf die jeweiligen Informationsbedürfnisse eingehen.

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Die Befragung ist erfolgreich abgeschlossen, die Zahlen liegen vor. Aber was sagt uns das Ergebnis? Sind die Zahlen eher negativ oder positiv einzuordnen? In welchem Verhältnis sind sie zu bewerten? Und vor allem: Was heißt das für die Umsetzung? Welche Handlungsfelder müssen konkret angegangen werden und wie? Genau genommen fängt hier, bei der Einordnung und Interpretation der Ergebnisse, die eigentliche Arbeit kompetenter Organisationspsychologen und -psychologinnen an. Beim geva-institut gehen wir dabei nach einer festen Systematik vor, die – in Kombination mit dem Know-how unserer Beraterinnen und Berater – zu einer fundierten Entscheidungsgrundlage für die nächsten Schritte führt: der Handlungsrelevanz-Matrix.

Einordnen mit Benchmarks und Indizes

Für die Interpretation der Befragungsergebnisse benötigt man einen geeigneten Bezugsrahmen, um sie einordnen zu können. Dazu werden Benchmarks eingesetzt. Sie zeigen, wie das eigene Unternehmen im internen, historischen oder externen Vergleich dasteht. Eine weitere Möglichkeit liegt in der Bildung von Indizes. Hier werden Befragungsergebnisse gebündelt, was dabei hilft, Entwicklungen schneller sichtbar zu machen und verschiedene Unternehmenseinheiten einander besser gegenüberstellen zu können.

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Die Kommunikation der Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung beginnt selbstverständlich immer bei der Unternehmensleitung. Hier werden die wesentlichen Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung erstmalig berichtet, zusammengefasst, pointiert und bewertet. Je komplexer die Organisation, umso größer ist die Herausforderung, eine kurze und prägnante Ergebniseinordnung zu leisten.

Nachfolgend werden die Ergebnisse weiter spezifiziert und zum Beispiel für Gesellschaften, Länder, Standorte oder große Bereiche in eigenen Präsentationen berichtet.
Da es bei der Einordnung und Bewertung von Ergebnissen auf Unternehmensebene immer auf die Erfahrung und Expertise der Beraterinnen und Berater ankommt, führen diese hochrangigen Veranstaltungen immer unsere Geschäftsführer und Senior-Consultants durch.

Im weiteren Prozess der Ergebniskommunikation erhalten dann alle Führungskräfte Ergebnisberichte für ihre eigenen Zuständigkeitsbereiche. In Feedback-Gesprächen werden diese dann erläutert und diskutiert. Die Mitarbeitenden der Führungskraft werden idealerweise über ihre eigenen Abteilungsresultate anschließend von ihrer Führungskraft informiert.

Bewährte Maßnahmen und Mittel

Unsere Ergebnispräsentationen fertigen wir spezifisch für das jeweilige Mitarbeiterbefragungsprojekt an.

Entscheidend sind die Ergebnislage der Mitarbeiterbefragung, die Organisationsstruktur des Unternehmens und die Erkenntnisziele der Stakeholder. Daran richten sich der Aufbau und die Schwerpunktsetzung der Präsentation aus. Jede Ergebnispräsentation ist also eine Maßanfertigung, die Berater oder Beraterin des geva-instituts explizit für das jeweilige Befragungsprojekt ausarbeitet.

Aber neben Geschäftsführung, Führungskräften und Betriebsräten gibt es noch eine weitere Gruppe mit einem starken Interesse an den Ergebnissen: die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In der Mitarbeiterbefragung haben sie ausführlich und ehrlich geantwortet. Daher verdienen sie es, nun umfassend über die Resultate informiert zu werden. Die Gesamtergebnisse der Befragung können je nach Anzahl der Mitarbeitenden zum Beispiel auf einer Betriebsversammlung vorgestellt werden. Oder man produziert eine gedruckte oder digitale Ergebnisbroschüre mit den wichtigsten unternehmensweiten Ergebnissen und beschreibt darin auch, wie es nach der Befragung weitergeht. Außerdem kann das firmeneigene Intranet verwendet werden, um den Mitarbeitenden die Ergebnisse aus der Mitarbeiterbefragung vorzustellen. Das geva-institut unterstützt Sie von der Konzeption bis zur Umsetzung der Kommunikationsmaßnahmen und -mittel.

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Ziel einer Mitarbeiterbefragung ist nicht die Befragung selbst, sondern die Verbesserungsleistung, die damit ausgelöst und umgesetzt wird. Ist der Dialog mit den Mitarbeitenden durch die Mitarbeiterbefragung eröffnet, werden auch konkrete Verbesserungsmaßnahmen erwartet. Daher sollte eine Mitarbeiterbefragung nie allein stehen, sondern immer den Beginn eines Organisationsentwicklungsprozesses markieren. Die geva-Psychologinnen und -Psychologen unterstützen Sie dabei, aus den Befragungsergebnissen die richtigen Veränderungsmaßnahmen abzuleiten.

Maßnahmen entwickeln

Auf Gesamtunternehmensebene gilt es, die zentralen Erkenntnisse aus der Mitarbeiterbefragung herauszuarbeiten. Die Ergebnisse mit Verbesserungspotenzial werden priorisiert und es werden zentrale Handlungsfelder identifiziert. Auf dezentraler Ebene gilt es zunächst, die Führungskräfte einzubinden. In persönlichen Beratungsgesprächen werden ihnen ihre Ergebnisse erläutert und alle interpretativen Fragen geklärt. Darüber hinaus dienen diese Gespräche der Ursachenanalyse sowie der Ermittlung des abteilungs- und bereichsspezifischen Handlungsbedarfs. Als nächstes werden die Mitarbeitenden eingebunden.

In Mitarbeiter-Workshops können durch eine strukturierte Moderation die oft vielfältigen Ergebnislagen genauer erklärt, Ursachen und Hintergründe eruiert sowie dezentrale Verbesserungsziele und effektive Maßnahmen erarbeitet werden. Das erklärte Ziel für eine Organisationseinheit ist immer, ein bis drei Verbesserungen für den eigenen Bereich aus den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung herauszuarbeiten, die Implementierung dieser Maßnahmen zu planen und in Handlungen umzusetzen. Über den Online-Action-Planner des geva-instituts lassen sich alle so vereinbarten Maßnahmen anlegen, steuern, erfolgssichern und dokumentieren.

Maßnahmen umsetzen

Mit der konkreten Umsetzung von Veränderungsmaßnahmen wird die schwierigste Phase eines Befragungsprojekts eingeläutet. Nun müssen alle am selben Strang ziehen und konsequent daran arbeiten, die vereinbarten  Verbesserungsmaßnahmen auch wirklich in die Tat umzusetzen. Die meisten Mitarbeiterbefragungen scheitern daran, dass die Maßnahmenumsetzung nicht funktioniert oder versandet. Daher haben wir den geva-Action-Planner geschaffen, der es ermöglicht, alle vereinbarten Maßnahmen in einem Online-System zu planen, zu administrieren und zu dokumentieren. Die zentrale Projektleitung hat jederzeit einen Blick „von oben“ auf alle Prozesse und kann eingreifen, wenn die Umsetzungsprojekte ins Stocken geraten.

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Je größer das Unternehmen, das die Mitarbeiterbefragung durchführt, desto anspruchsvoller sind Überwachung und Steuerung des Projekts. Das geva-institut hat als ebablierter Anbieter Instrumente entwickelt, mit denen auch sehr große und komplex organisierte Unternehmen eine Befragung sicher und effizient ins Ziel bringen können – einschließlich des viel entscheidenden Follow-up-Prozesses. Aufgrund webbasierter Lösungen sind unsere Tools an nahezu jede Anforderung anpassbar, auf jede Unternehmensgröße skalierbar und auch international einsetzbar.

geva-Cockpit

Mit dem geva-Cockpit steht Ihnen und Ihren Führungskräften ein zentrales Kontroll- und Auswertungstool zur Verfügung. Herzstück ist ein Download-System, mit dem die Resultate in Form verschiedener Berichte zur Mitarbeiterbefragung jederzeit und weltweit abgerufen werden können: die Focusberichte für die einzelnen Bereiche genauso wie Top-Management-Reports und Sonderberichte wie zum Beispiel Schnittstellenanalysen. Dabei ist der Einsatz des geva-Cockpits überaus sicher: Über klar verteilte Berechtigungen haben nur diejenigen Führungskräfte Zugriff, die dafür autorisiert sind.

geva-Action-Planner

Die größte Herausforderung einer Mitarbeiterbefragung liegt nicht in der Befragung selbst, sondern im konsequenten Umgang mit den Ergebnissen. Oft wird übersehen, dass erst nach der Befragung die eigentliche Arbeit beginnt. Die Resultate müssen bewertet werden, Folgerungen im Sinne von „Was können wir besser machen?“ sind abzuleiten und nachhaltig umzusetzen. Damit der Follow-up-Prozess nach der Mitarbeiterbefragung nicht ins Stocken gerät, werden insbesondere in größeren Unternehmen unterstützende Tools wie der geva-Action-Planner eingesetzt. Er hilft bei der Planung, Strukturierung, Dokumentation und Steuerung von Maßnahmen im Nachgang zur Mitarbeiterbefragung. Der Action-Planner ist ein internetbasiertes Instrument. Er wird inhaltlich auf die Spezifika der Mitarbeiterbefragung Ihres Unternehmens hin konfiguriert. Alle Themen der Befragung, sämtliche Ergebnislagen sowie die Organisationsstruktur werden in das System übernommen.

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Entscheiderinnen und Entscheider wollen praxisbezogene Hinweise, welche Faktoren in ihrem Unternehmen die Motivation der Mitarbeitenden fördern oder auch behindern.

So fragen sich auch im Mittelstand viele Unternehmen, wie sie die Mitarbeitendenmotivation weiter ausbauen können sowie in welchen Bereichen Führung bereits gut funktioniert und wo Handlungsbedarf besteht. Sie wollen ebenfalls wissen, wie Mitarbeitende die Arbeitgeberattraktivität und das Arbeitgeberimage einschätzen und an welchen Kriterien sie ihre Einschätzung festmachen. Auch sind die Ursachen von starker Fluktuation und höheren Fehlzeiten immer wieder ein Thema - oder welche Faktoren zur Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen beitragen.

Der JobSat-Monitor liefert praxisrelevante Antworten. Über 34 Jahre Erfahrung des Instituts mit Mitarbeiterbefragungen für nationale und internationale Unternehmen sind in diesem bewährten Befragungsinstrument enthalten.

Zum JobSat-Monitor

Eine Mitarbeiterbefragung berührt Persönlichkeits- und Mitarbeiterrechte. Diese nicht nur zu respektieren, sondern auch umfassend sicherzustellen, ist die entscheidende Voraussetzung für den Erfolg der Befragung. Dabei ist nicht nur ein umfassender Datenschutz unerlässlich. Auch die Beteiligungsrechte des Betriebsrats müssen im Auge behalten werden. Das geva-institut verfügt über das entsprechende langjährige Know-how, um alle Fragen des Datenschutzes, der Anonymität wie auch der Mitbestimmung von Beginn an zu berücksichtigen.

Vorteil externer Dienstleister

Beim Thema Datenschutz und Anonymität wird hin und wieder infrage gestellt, ob ein externer Anbieter diese gewährleisten kann. Die Antwort lautet: sogar besser als interne Stellen. Denn die personenbezogenen Daten bleiben beim Dienstleister, innerhalb des Unternehmens kann keiner darauf zugreifen.

Der Arbeitgeber bekommt lediglich Zugang zu den anonymisierten Ergebnissen.

Der Betriebsrat darf und soll mitreden

Da das geva-institut bei der Mitarbeiterbefragung grundsätzlich die vollkommene Anonymität der Mitarbeitenden gewährleistet, sind Sie rein rechtlich zwar nicht verpflichtet, die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen. Dennoch besteht eine Informationspflicht und ist es ratsam, die Mitarbeiterbefragung immer unter aktiver Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung durchzuführen. Eine frühe und umfassende Integration des Betriebsrats in das Projekt ist sogar erfolgsfördernd, denn nur so gewinnen Sie ihn als wichtigen Fürsprecher und Unterstützer. Das geva-institut hat langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Arbeitnehmervertretern, kennt ihre Fragen und Belange. Wir beraten Sie dazu gern.

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