Mitarbeiterbefragung: Auswertung und Reporting
Die professionelle Auswertung einer Mitarbeiterbefragung geht weit über das Addieren von Punkten hinaus: Experten und Expertinnen auf dem Gebiet der Mitarbeiterbefragung betreiben eine tiefgreifende Analyse der Daten. Die Kunst besteht darin, Zusammenhänge und Implikationen zu erkennen. Dabei stehen die Erkenntnisziele der Mitarbeiterbefragung und ein fragengeleitetes Vorgehen im Vordergrund: Was treibt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eigentlich an, sich mehr oder weniger stark einzusetzen? Warum haben einige Mitarbeitende resigniert, während andere sich mit guten Ideen kreativ einbringen? Warum können sich bestimmte Mitarbeitende mit ihrem Unternehmen identifizieren, wenn sich zur gleichen Zeit andere überhaupt nicht mit ihrer Firma verbunden fühlen? Wie funktioniert „Führung“ in den verschiedenen Organisationseinheiten des Unternehmens? Aber auch überraschende Trends sollten gesehen und kritisch hinterfragt werden. Daher kommt es bei der Datenauswertung auf ein systematisches Vorgehen, organisationspsychologisches Know-how und Erfahrung mit Mitarbeiterbefragungen an.
Die Motivationsanalyse
Im ersten Abschnitt der Befragungsauswertung analysieren wir – noch losgelöst von möglichen Ursachen – die tatsächliche Motivationslage im Unternehmen. Engagement und Bindung sind dabei zwei wesentliche Indikatoren, über die man erkennen kann, wie viele Mitarbeitende im Unternehmen nicht nur fest verankert sind, sondern sich auch gleichzeitig engagiert einbringen. Über vier Auswertungsschritte gelangen wir zu einem dezidierten Motivationsbild.
1. Basisauswertung zur Motivation
- Wie bewerten die Mitarbeitenden ihre Arbeitssituation insgesamt?
- Wie engagiert sind die Mitarbeitenden?
- Wie stark sind die Mitarbeitenden an das Unternehmen gebunden – emotional und faktisch?
- Wie viel Arbeitsenergie haben die Mitarbeitenden?
- Wie bewerten die Mitarbeitenden die Arbeitgeberattraktivität?
- Wie stehen die Bewertungsdimensionen „Gestaltungswille“ und „Resignation“ zueinander?
2. Ergebnisbewertung der Motivationsanalyse
- Wie ist die motivationale Situation insgesamt zu bewerten: Sind die Mitarbeitenden besonders stark oder auffällig schlecht motiviert?
- Die Bewertung erfolgt auf Grundlage von statistischen Kriterien, Schwellenwerten und Benchmarks
3. Tiefenanalyse der Ergebnisse zur Motivationsanalyse
- Welche Gruppen von Mitarbeitenden im Unternehmen sind besonders motiviert, welche weniger?
- Die Analyse erfolgt zum Beispiel nach Unternehmensbereichen, Abteilungen oder Positionen.
4. Portfolioanalyse für Engagement und Bindung
- Mitarbeitende in der Komfortzone erkennen: Wie viele Mitarbeitende sind zwar stark an das Unternehmen gebunden, zeigen aber bei ihrer Arbeit wenig Engagement?
- Fluktuationspotenzial von Leistungsträgern sichtbar machen: Wie viele Mitarbeitende gehen höchst engagiert ihrer Arbeit nach und bringen sich im Unternehmen ein, sind aber emotional nur wenig an ihr Unternehmen gebunden? Wir analysieren diese Risikogruppen und stellen sie in Größe und Ansiedlung neben drei weiteren wichtigen Motivations-Clustern dar.
Analyse der Arbeitssituation
Im zweiten Schritt der Befragungsauswertung geht es um die Ursachen oder Einflussfaktoren der Motivation: Wie erleben die Menschen im Unternehmen ihre Arbeitsumgebung? Welches sind die Treiberfaktoren für Begeisterung einerseits und für Enttäuschung andererseits? Welche Faktoren sind für emotionale Reaktionen der Mitarbeitenden verantwortlich? Aus arbeitspsychologischer Sicht ist nicht allein die Frage entscheidend, wie viele Mitarbeitende ihre Firma für einen attraktiven oder unattraktiven Arbeitgeber halten, sondern vielmehr, warum das so ist. Nur das genaue Hinsehen bringt Ansatzpunkte für einen substanziellen Verbesserungsprozess. Dieses genaue Hinsehen geschieht bei uns in vier systematischen Schritten:
1. Basisauswertung der Arbeitsbedingungen
- Wie werden die wesentlichen Arbeitsbedingungen bewertet?
- Wo liegen aus der Innensicht der Mitarbeitenden die Stärken und Schwächen im Unternehmen?
2. Ergebnisbewertung
- Bewerten die Mitarbeitenden ihre Arbeitsbedingungen besonders positiv oder negativ?
- Die Bewertung erfolgt auf Grundlage von statistischen Kriterien, Schwellenwerten und Benchmarks
3. Tiefenanalyse der Ergebnisse
- Gibt es Unterschiede in der Beurteilung von Stärken und Schwächen zwischen verschiedenen Gruppen von Mitarbeitenden?
- Die Analyse erfolgt zum Beispiel nach Unternehmensbereichen, Abteilungen oder Positionen.
4. Handlungsrelevanz-Matrix
- Welche Arbeitsbedingungen haben den stärksten Einfluss auf die Motivationslage der Mitarbeitenden?
- Wie sind die Prioritäten für Verbesserungsmaßnahmen zu setzen?
- Anhand der Kriterien „Relevanz“ und „Bewertung“ wird eine Entscheidungsmatrix für den Umsetzungsprozess aufgespannt – jeweils individuell für jede Organisationseinheit.
Zielgruppengerechte Ergebnisberichte
Ein Bericht für alle: Die Organisationspsychologen und Mitarbeiterbefragungsexperten vom geva-institut halten wenig davon. Zu unterschiedlich sind die Ergebnisse in den diversen Organisationseinheiten eines Unternehmens und zu spezifisch die Informationsbedürfnisse der verschiedenen Beteiligten. Das betrifft nicht allein die Tiefe der Ergebniskommunikation, sondern auch die Schwerpunkte. Eine Führungskraft, die mit den Ergebnissen konkrete Veränderungsprozesse einleiten muss, braucht andere Informationen als das Top-Management, das sich eher ein „Big Picture“ wünscht. Deshalb erarbeiten wir zielgruppengerechte Präsentationen und Berichtsformen, die genau auf die jeweiligen Informationsbedürfnisse eingehen:
Gesamtpräsentation
In einer Gesamtpräsentation werden für das Unternehmen insgesamt (und damit für alle Mitarbeitenden, die an der Befragung teilgenommen haben,) sowie kontrastierend für wesentliche Organisationseinheiten die relevanten Ergebnisse herausgearbeitet. Anhand der Ergebnisse können Fragen zu Motivation und Engagement der Mitarbeitenden beantwortet und im Zusammenhang mit der Bewertung der Arbeitsbedingungen im Unternehmen betrachtet werden. Es werden zudem Indizes und Rankings gebildet, Stärken und Verbesserungspotenziale aufgezeigt sowie Handlungsempfehlungen ausgesprochen.
Zusätzlich kann eine Gegenüberstellung der Ergebnisse mit einem externen Benchmark die Einordnung und Interpretation der Ergebnisse unterstützen. Im Falle von Wiederholungsbefragungen steht insbesondere die Veränderung gegenüber der Vorbefragung im Fokus.
Focus-Berichte
Die Ergebnisse einzelner Standorte, Unternehmensbereiche, Abteilungen oder spezifischer Gruppen von Mitarbeitenden (wie Führungskräfte, Young Professionals, Azubis) werden in sogenannten Focus-Berichten dargestellt.
Zur Wahrung der Anonymität werden diese Auswertungen erst ab einer vorher festgelegten Mindestbeteiligung (zum Beispiel fünf Mitarbeitende) angefertigt. Die Ergebnisse werden präsentationsfähig in anschaulichen Grafiken und Erläuterungen aufbereitet und mit internen und historischen Benchmarks ausgestattet. Auf diese Weise können sie von den Führungskräften unmittelbar genutzt werden, um ihre Mitarbeitenden über die Ergebnisse des eigenen Bereichs zu informieren. Jeder Focus-Bericht beinhaltet eine Handlungsrelevanz-Matrix. Sie veranschaulicht der zuständigen Führungskraft auf einen Blick, an welchen Themen sie arbeiten muss, um die Arbeitssituation ihrer Mitarbeitenden optimal zu gestalten.
Top-Management-Reports
Für die Geschäftsleitung, die Leiter großer Unternehmensbereiche und das Projektteam Mitarbeiterbefragung von besonderem Interesse sind Top-Management-Reports, in denen die Ergebnisse verschiedener Bereiche und Abteilungen einander gegenübergestellt werden. Auf diese Weise wird ein Überblick über die Bewertung der Befragungsthemen durch die verschiedenen Bereiche ermöglicht.
Zusammenarbeitsanalysen
Wurden im Rahmen der Mitarbeiterbefragung verschiedene Schnittstellen bewertet, können sogenannte Zusammenarbeitsanalysen erstellt werden.
Dabei wird aufgezeigt, welche Abteilungen mit welchen Prozesspartnern zusammenarbeiten und wie gut die Zusammenarbeit funktioniert. Auf Basis dieser Auswertungen können Veränderungen zur Optimierung der Prozesse an wichtigen Schnittstellen im Unternehmen gestartet werden.
Sonderformate
Ein professioneller Projektpartner wie das geva-institut ermöglicht außerdem, Sonderformate und Auswertungswünsche flexibel zu entwickeln und umzusetzen. Sprechen Sie uns darauf an.
geva-Download-System
Mehreren Hundert Führungskräften persönliche Ergebnisberichte zuzustellen, ist oft schon Herausforderung genug, insbesondere, wenn man die Zusendung datenschutzgerecht und IT-sicher realisieren möchte. Sollen dann auch noch Berichte und Auswertungen nachgeordneter Organisationseinheiten übergeben werden, wird es richtig kompliziert: CDs versenden? USB-Sticks verteilen? E-Mails mit PDF-Files verschicken? Alles unsicher und operativ höchst aufwändig. Das geva-Download-System löst das Ganze online und elegant: Alle Berichtsempfängerinnen und Berichtsempfänger bekommen jeweils exakt die Dokumente, die ihnen persönlich zustehen – nicht mehr und nicht weniger, streng nach Berechtigungsstruktur.
Service und Kontakt
Nutzen Sie das Kontakt-Formular oder rufen Sie an: 089 / 273211-0
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das Wichtigste zur Mitarbeiterbefragung als PDF
- Dokument für die Entscheidungsvorbereitung
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- PDF per E-Mail erhalten und einfach archivieren bzw. weiterleiten
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Mitarbeiterbefragung: Referenzen
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Gerhard Bruns
Geschäftsführender Gesellschafter
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