FAQ: Was kostet eine Mitarbeiterbefragung?
Die Frage nach den Kosten wird oft als erstes gestellt, wenn Unternehmen die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung in Betracht ziehen.
Leider ist es ohne weitere Kenntnis der unternehmensspezifischen Bedingungen und der Ziele, die das Unternehmen mit der Mitarbeiterbefragung erreichen möchte, nahezu unmöglich, darauf eine gleichermaßen kurze wie fundierte Antwort zu geben. Daran ändert auch die Tatsache nichts, dass im Internet dennoch oft pauschal Preise genannt werden.
Die zutreffende Antwort ist daher: Es hängt davon ab.
Grundsätzlich gilt die Faustregel: Je anspruchsvoller die inhaltlichen und methodischen Anforderungen an das Projekt sind, je komplexer die Organisationsstruktur des Unternehmens ist und je detaillierter die Auswertungen sein sollen, desto mehr Projektbudget muss eingeplant werden.
Auch die inhaltliche Gestaltung des Fragebogens kann sich im Preis bemerkbar machen: Welche Themen sollen untersucht werden – mit welchen Fragen? Passen die Fragen in Aussage und Formulierung zum Unternehmen? Tragen die Fragen dazu bei, die erklärten Erkenntnisziele des Unternehmens zu bedienen? Sind die Fragen geeignet, ein aussagekräftiges Gesamtbild von der Situation im Unternehmen zu erzeugen?
Die Fragebogenentwicklung ist ein modularer Prozess. Hier sind erfahrene Berater gefragt, die das unternehmensinterne Team fachlich, inhaltlich und methodisch beraten und anleiten.
Werden offene Fragen im Fragebogen vorgesehen, steigt der Projektaufwand aufgrund der meist recht zeitintensiven Auswertung und Aufbereitung der Freitexte erheblich. Damit offene Fragen einen Mehrwert haben und in der Interpretation der Gesamtergebnislage mitberücksichtigt werden können, sollten diese sparsam eingesetzt und pointiert formuliert werden.
Handelt es sich um ein internationales Unternehmen, kommen Übersetzungskosten hinzu: Für die Kommunikation der Befragung (Einladungsschreiben), den Fragebogen inklusive erklärenden Texten und die Ergebnis-Reports.
- Warum will ich eine Mitarbeiterbefragung durchführen? Welche Ziele möchte ich damit erreichen?
- Wie hoch ist der Grad der Spezifität und Individualisierung des Projekts, die ich für mein Projekt benötige? Tailor made oder reicht „von der Stange“?
- Wie komplex ist die Organisation? Wie stark möchte ich Ergebnisse differenzieren? Für welche und wie viele Organisationseinheiten möchte ich Ergebnisse analysieren und aufbereiten? Wie viele Ergebnisberichte für Organisationseinheiten werden voraussichtlich final erstellt?
- Mit welchen kommunikativen Maßnahmen soll die Mitarbeiterbefragung eingeführt und begleitet werden?
- Wie viele Mitarbeitende sollen an der Befragung teilnehmen: national, international, Standorte, Bereiche, Abteilungen, Teams…. ?
- Soll es einen Online- und/oder Print-Fragebogen geben? In welchen Sprachen sollen Fragebogen und Berichte zur Verfügung stehen? Wie sollen die Mitarbeitenden zur Befragung eingeladen werden: anonym oder personalisiert, per E-Mail oder per Brief?
- Sollen im Vorfeld der Befragung vom Berater Stakeholder-Interviews geführt und ausgewertet werden, um die Ziele und Themen der Befragung zu identifizieren und zu vereinbaren?
- Sollen im Fragebogen Freitextfragen gestellt werden, die im Nachgang qualitativ ausgewertet werden müssen?
- Wird eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung in den Fragebogen integriert?
- Wie viele, ggf. inhaltlich unterschiedliche Ergebnispräsentationen vor welchen Zielgruppen sollen gehalten werden?
Ein seriöses und erfahrenes Beratungshaus wie das geva-institut wird Ihnen auf Grundlage Ihrer Projektziele, Organisationskennzahlen, Wünsche und Erwartungen eine detaillierte Preisauskunft geben können.
Wie kann ich Kosten sparen?
Dies will allerdings gut überlegt sein, denn es besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiterbefragung dadurch viel an Aussagekraft verliert: Der Erfahrung nach erwarten sowohl die Mitarbeitenden als auch die Führungskräfte einen eigenen Ergebnisreport für ihr Team. Insbesondere wenn im Fragebogen ein Führungsfeedback enthalten ist, ist es sinnvoll, dass die bewerteten Führungskräfte aller Organisationseinheiten ihr Feedback erhalten und damit arbeiten können.
Mit dem Wissen, dass die eigene Meinung nur in einem Gesamtbericht aufgeht (dem aggregierten Ergebnisbericht) und das Feedback nicht die eigene Führungskraft erreicht, sinkt die Bereitschaft der Mitarbeitenden, teilzunehmen und der Sinn der Befragung wird in Frage gestellt.
Auch die Arbeit mit den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung, der Follow-Up-Prozess, würde stark beschränkt werden - schließlich können aus aggregierten Gesamtergebnissen nur allgemeine Schlüsse auf die Arbeitssituation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden gezogen werden. Die Wahrnehmung von Arbeitsbedingungen im Unternehmen kann sich aber je nach Organisationseinheit deutlich unterscheiden.
Der Verzicht darauf, Ergebnisberichte für alle Organisationslevel zu erstellen, nimmt einem Unternehmen und seinen Führungskräften also die Chance, neben zentralen auch die dezentralen Handlungsfelder zu identifizieren und konkrete Maßnahmen abzuleiten.
Am Follow-Up-Prozess zu sparen ist ebenfalls keine gute Idee. Denn eine Mitarbeiterbefragung, der sich kein Veränderungsprozess anschließt, führt in den Augen der Mitarbeitenden zu nichts - und verliert damit dramatisch an Akzeptanz und Glaubwürdigkeit. Dies würde sich spätestens bei der nächsten Mitarbeiterbefragung in der Beteiligung widerspiegeln.
Reicht nicht einfach ein Online-Survey-Tool?
Es ist eine reizvolle Aussicht, mithilfe eines der zahlreich angebotenen Umfragetools die geplante Mitarbeiterbefragung einfach und günstig umzusetzen. Auf ein erfahrenes Beratungshaus könne - so die implizite Botschaft vieler Anbieter – eigentlich verzichtet werden.
Dies mag in Ausnahmefällen zutreffen – meist stimmt dabei aber weder „einfach“ noch „günstig“. Denn ein Befragungs-Tool bietet nur eine IT-Lösung, die lediglich bei einem Bruchteil der anfallenden Arbeit unterstützt: der Datenerhebung. Die Konzeption des Messmodels, Erstellung einer Organisationsstruktur, Kommunikation, Auswertung und die Arbeit mit den Ergebnissen nimmt eine Online-Befragungssoftware nicht ab, stattdessen bindet sie viele personelle Ressourcen. Wer sich bei einem Angebot von der Stange dann Beratung und fachliche Begleitung erwartet, wird enttäuscht werden.
Ein auf die Ziele und Anforderungen eines Unternehmens zugeschnittenes Mitarbeiterbefragungsprojekt, das von erfahrenen Beratern konzipiert und realisiert wird, kann nicht den gleichen Preis haben wie eine Standardlösung.
Allerdings: Welches Unternehmen führt schon eine Mitarbeiterbefragung durch, nur weil sie billig ist? Für ein Projekt, das im besten Fall zu nichts führt, ist auch ein niedriges Budget zu hoch.
Vor- und Nachteile von Umfragetools